شش تکنیک سازنده برای جلسات کاری استارتاپ ها

جلسات کسب و کارها(استارتاپ ها) اغلب به عنوان یک ضرورت است که در بدترین حالت نتیجه ای

جز اتلاف وقت،بدون هیچ نکته ی مثبتی ندارند.اما جلسات سنگ بنای برنامه ریزی

برقراری ارتباط و خلاقیت هستند که بدون آنها نمی توان کسب و کارها را مدیریت کرد.

جلسات در استارتاپ ها برای توفان فکری و ساخت تیم و اتخاذ تصمیمات گروهی برگزار می شوند

و تاثیر بسیار زیادی روی پیشرفت و ارتقای استراتژی کسب و کارها می گذارند.

در اینجا به شش قاعده ی اساسی که برای برگزاری جلسات رسمی کاری

در قالب کار تیمی ارزش آفرینند، اشاره می کنیم.

ا-اهداف واضح و مشخصی برای جلسات تعریف کنید.

مدیران ارشد اجرایی بیش از دو روز در هفته را به شرکت در جلسات کاری اختصاص می دهند

در حالی که تحقیقات و نظرسنجی های انجام شده نشان می دهد که خیلی از این جلسات

بی هدف برگزار می شود و حضور کارمندان نیز در آنها ضروتی ندارد.

لازم به ذکر است، جلسات کاری در استارتاپ ها و کسب و کارهای کوچک نباید بدون هماهنگی قبلی

و فقط با ارسال یک ایمیل یا پیام برپا شوند. حتی جلساتی که توجیهی برای برنامه ریزی ندارند

که اصلا مشخص نیست چه انتظاری از شرکت کنندگان آن می رود فقط وقت تلف کردن

محسوب می شود و فایده ی دیگری ندارد.

۲-زمان بندی جلسات را مدیریت کنید.

صاحبان استارتاپ ها باید مدت زمان جلسه را برای رسیدن به نتیجه ی مورد نظر

مشخص کنند. اگر فکر می کنید تنها نیم ساعت برای بررسی یک موضوع کفایت می کند

مدت زمان جلسه را یک ساعت تعیین نکنید، زیرا نیم ساعت اضافی به صحبت

درباره ی موضوعات بی فایده و خارج از بحث تعلق می گیرد. گاهی جلسات برای ارزیابی تیم

و شناخت دقیق تر افراد برپا می شود که در این صورت نیز مدت زمان جلسات

باید حداکثر سه ساعت باشد.

۳-افراد دعوت شده را بهینه سازی کنید.

حضور افراد مناسب در جلسات کاری به کیفیت جلسه می افزاید.

وقتی موضوع جلسه مشخص باشد و افراد مناسب نیز حاضر شده باشند قطعا کیفیت جلسه

بهتر خواهد شد. بدون شک، جلسات شلوغی که افراد ناکارآمد و غیرمرتبط در آن

حضور دارند نه تنها به لحاظ کیفی مطلوب نیستند بلکه به موضوع مورد بحث نیز پرداخته نخواهد شد.

نویسندگان کتاب (پنج گام برای افزایش بهره وری سازمان) می گویند حضور هفت نفر

در جلسات تصمیم گیری یک کسب و کار یا استارتاپ مناسب است. حضور افراد بیشتر از این تعداد

بهره وری و کیفیت تصمیم گیری ها را تا ۱۰ درصد کاهش می دهد.

از طرف دیگر، حضور افراد کمتر از هفت نفر نیز میزان خلاقیت و مشارکت جلسات را با

چالش مواجه می کند. نویسندگان این کتاب می گویند حتی اگر یکی از افراد کلیدی

و مهم نتوانست در جلسه حاضر شود از او بخواهید از طریق فناوری ویدئو کنفرانس در جلسه شرکت کند.

۴-منعطف باشید اما روی هدفتان تمرکز کنید.

اهمیت بیش از حد به یک راه حل و عدم تغییر طرز فکر، سریع ترین راه برای بی اعتبار کردن

یک جلسه است. اینکه فرد حاضر در جلسه ایده یا راه حل مورد نظر خود را از روی پاورپوینت

۵۰ صفحه ای توضیح دهد هیچ فایده ای ندارد. بهترین و پربازده ترین جلسات،جلسات

انعطاف پذیر هستند و هر فردی می تواند نظر خود را بیان کند.

معمولا این جلسات خلاقیت بیشتری نسبت به جلسات رسمی دارند.

پس همیشه ایده یا نظر خود را در ذهن داشته باشید اما نظر دیگران را هم بشنوید.

۵-عوامل تمرکززدای دیجیتال را ممنوع کنید.

برای یک رهبر کسب و کار (استارتاپ) هیچ چیز ناراحت کننده تر از این نیست که تلاش کند

افرادی را مدیریت کند، در حالی که آنها تلفن های همراهشان را در زیر میز مخفی کرده اند

و در حال پیمایش در بین ایمیل ها و متون هستند. (یا در حال بررسی شبکه های اجتماعی)

قطعا این کار تمرکز تمام افراد حاضر در جلسه را بهم می زند و جلسه را از موضوع اصلی

منحرف می کند، پس برای بازدهی بیشتر جلسات، از تمام شرکت کنندگان درخواست کنید

در مدت برگزاری جلسه،تلفن همراه خود را خاموش کنند.

جالب است بدانید، بعضی از شرکت ها در جلسات کاری خود به کارمندان

کتاب های رنگ آمیزی می دهند تا خلاقیت و تمرکز آنها را به میزان قابل توجهی

خصوصا در جلسات توفان فکری افزایش دهند.

مطالعه ی این مقاله به شما پیشنهاد می شود

ده شگرد زمان بندی ایلان ماسک

۶-جلسات را ایستاده برگزار کنید.

امروزه خیلی از کسب و کارها به خصوص استارتاپ ها،جلسات کاری خود را به صورت ایستاده

برگزار می کنند. معمولا مدت زمان این جلسات بین ۱۰ تا ۱۵ دقیقه است

و در خیلی از شرکت ها و استارتاپ ها به یک برنامه ی ثابت روزانه تبدیل شده است. جلسات کاری ایستاده

این اطمینان را می دهد که تمام افراد درک یکسانی از روند کار و اهداف مشخص در طول روز دارند.

در این جلسات تمام افراد ایستاده هستند و با تمرکز کامل به صحبت های یکدیگر گوش می دهند.

حتما می دانید استفاده از تلفن همراه یا تبلت در حالت ایستاده سخت تر است

پس با ایستاده برگزار کردن جلسات کسب و کار و استارتاپ خود، تمرکز، بهره وری و خلاقیت

بیشتری را تجربه خواهید کرد.


منبع: فوربز


دانلود فایل PDF این مقاله
برچسب ها

ارسال نظر شما

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *